大多数会议建议都侧重于如何使会议更有效，或者如何减少会议的次数。但是，如何安排会议和其他工作任务，以最好地管理你的工作效率呢?新的研究探索了这个问题，发现许多人在安排日程时犯了两个关键错误:在同一天安排太多的会议，或者将高强度的会议与其他高强度的任务配对。这两种策略实际上都会削弱你在白天充电和补充能量的能力，这可能会损害你的工作。相反，这篇文章提供了如何平衡工作和会议的新技巧，并提出了你在计划一天工作时可以问自己的问题。
对于大多数知识工作者来说，会议仍然是一个频繁的挑战。虽然常见的建议和先前的研究往往侧重于使会议更有效或减少我们花在会议上的时间，但还有另一个关键方面很少被考虑到:我们每天安排会议的方式。然而，日程安排可以帮助或阻碍我们的精力和工作效率，因此需要仔细研究。
在我们的研究中，我们调查了知识工作者每日会议安排的影响，包括某些策略可能看起来很聪明，但实际上可能会无意中消耗我们自己的精力。让我们考虑两个例子。
泰勒是一名高级数据专家，领导着一组初级分析师，他注意到周四的日程表上有两个会议——一个是与供应商联络，另一个是与其他部门的高级专家。然后他意识到，他还需要安排一些与初级分析师的会面。他是应该把这些额外的会议挤在周四，还是应该把它们安排在周五?他很想把会议堆在周四，这样他就可以节省时间，并保持周五的时间表“干净”，专注于自己的项目报告部分。
在另一种情况下，Minli，一个经验丰富的软件工程师和开发团队的经理，本周面临两个即将到来的会议。按计划，她将于周二向战略委员会(strategic committee)提交一份报告，这是一场事关预算的关键会议。第二天，她的任务是为新实习生开一个介绍会——这是一项熟悉且相对容易的任务。除了这些会议，Minli还必须处理她自己的两个项目的技术工作:一个遇到了一些严重的挑战，另一个几乎完成，只需要一些最后的润饰。她应该在周二处理困难的项目，在周三处理容易的项目，还是颠倒计划?敏莉倾向于第一种选择。通过在周二解决最棘手的挑战，无论是在会议上还是在个人工作中，她预计本周剩下的时间压力会小一些。
Taylor和Minli的方法很常见:压缩会议日程以节省时间，或者在同一天将重要会议与紧张的个人任务配对，以尽快完成它们。然而，我们的研究结果显示，这些策略也有自己的缺点，尤其是考虑到它们对工作日精力的影响。
我们进行了两项研究，追踪了400多名全职知识工作者的日常工作活动，其中一些来自科技公司，另一些来自涉及智力工作的不同行业。在整个工作周中，工作人员在每个工作日的中间和结束时接受调查，了解他们在上午和下午的会议、个人任务和其他活动，以及每个半天结束时的精力水平。此外，我们还从他们的主管那里了解了他们的工作表现，包括任务表现和创造力。
我们有两个重要的发现。首先，影响知识工作者精力的不是他们花在会议上的时间，而是会议时间与他们花在个人任务上的时间的相对比例。我们发现，在某一天，知识工作者花在会议上的时间越多，他们在当天恢复精力的小休息活动(例如，短途散步、随意交谈、简短的有趣阅读)就越少。缺乏这些对定期补充精力至关重要的休息活动，会损害他们的工作精力。知识型员工的工作能量受损对其任务绩效、创造力和工作满意度有负向影响。
此外，我们还发现，如果安排得当，会议和单独的任务可以在工作日产生我们所说的“压力互补效应”。两种互补的配置——高压力的个人任务伴随着低压力的会议，或者相反，低压力的个人任务伴随着高压力的会议——可以有益于一个人的精力。例如，某天一位数据专家轻松地完成了日常文书工作，她可能会发现在一次高风险的会议上，她提出了一项新计划，这让她精力充沛;相反，当她忙于处理一份压力很大的报告时，一个压力较小的关于公司IT系统的更新会议可以为她的精力提供必要的休息。我们发现，当知识工作者还没有被一天的需求消耗殆尽时，尤其是在上午而不是下午，这种互补效应最为明显。
这些研究结果揭示了泰勒和米利的日程安排方法可能会在不经意间破坏他们的工作精力，同时也揭示了潜在的改进途径。泰勒把会议堆在一天的决定造成了会议和个人工作在时间上的严重不平衡，这可能会减少他对短暂休息活动的参与，这对他补充能量至关重要。尽管目标是优化他的时间表，但这种方法可能会导致能量消耗和性能降低。在两天内更均衡地分配会议和个人任务可能会提高他的精力和效率。
在Minli的情况下，她计划在周二处理一个困难的项目和一个重要的会议，这可能会造成不必要的压力，而没有足够的机会进行救济和恢复。相反，她的周三充满了一个压力较小的会议和一个更容易的项目，可能缺乏刺激。相反，如果Minli能在某一天完成要求更高的个人任务和不那么费力的会议，反之亦然，那么她就更有可能在这两天都保持精力充沛。
所以，当你面临安排工作日程的挑战时，特别是在安排个人任务的同时安排会议时，请考虑以下几点:
会议和个人任务之间的合理平衡可以让你在工作中有必要的休息和补充能量。这种方法不需要在一天内安排太多的会议，即使有时看起来是一种节省时间的策略。在日常工作中管理好会议时间与个人工作的比例可以提高工作的精力水平，从而有助于提高绩效、创造力和工作满意度。
认识到将高压会议与低压个人任务配对的好处，反之亦然。与其将压力水平相同的活动集中在一个时间段，不如将具有挑战性的任务和会议分配到不同的日子或一天中的不同时间段。这种方法促进适当的压力互补，从而增强工作日的能量，促进更好的表现。
不要为了方便而简单地将会议或个别任务放入日历中，而是要考虑对你的工作日结构的更广泛的影响。要注意日程安排的决定可能会改变你工作日的安排模式，潜在地影响你的精力和效率。
以下问题可能对你的规划过程有用:
这个日程安排将如何影响我在这一天的会议和个人工作时间之间的平衡?
把这个会议安排在一天中的这个特定时段，会不会压缩了我个人的工作时间，牺牲了必要的休息和补充精力?
这样的日程安排会不会导致一天内接连不断的高压会议和任务?怎样才能避免呢?
在我的日程安排中是否有更好的位置来安排这个会议或任务，以便在一天中更有效地将高压和低压工作结合起来?
对于知识工作者来说，管理会议不仅仅是为了提高效率和时间效率;它还要求对每天的日程安排采取战略性的方法。这意味着把日常会议和个人任务放在一起考虑，既要考虑时间分配，也要考虑它们给你带来的压力。注意这些方面可以帮助你避开微妙的计划陷阱，防止意外消耗你的精力和效率。事实上，通过采用一种更全面的方法来安排会议，你可能会改变你处理工作日的方式，从而使你的日常责任安排更加平衡和富有成效。
