这个世界比以往任何时候都要繁忙——喧嚣是这个游戏的名字——而且很难跟上这一切。为了有所帮助，大多数人都以某种形式使用日历;事实上，许多人都有多个日历。从一个大的桌面计划表到你可以挂在墙上的可爱设计，日历帮助你保持正轨。
只是在过去十年左右，越来越多的人开始使用数字日历，它可以像你的私人助理一样工作。尽管如此，数字日历的许多功能都没有得到充分利用，而使用它们可能会极大地改变你的工作日甚至你的生活。
如果你使用的是数字日历，比如日历、谷歌日历或微软Outlook，你可能会为生活的不同领域设置多个版本。最明显的是家庭、个人和工作。你需要记住你孩子的足球比赛，你下午的瑜伽课，还有午饭后的重要会议。所有这些都很棒，除非你所有的日历都不同步。
同步你的各种日历将确保你不会过度劳累。它还允许其他人——你的助手、你的配偶或团队成员——在你的日历上添加项目，以避免重复安排你。您可以在单个应用程序或跨设备同步日历。所以，如果你的工作用的是谷歌日历，而家庭用的是微软Outlook，你可以把它们放在同一个页面上。同步你的日历需要一个循序渐进的过程，但是一旦你完成了，你的生活可能会感觉更加流畅。
你可以简单地在你的计划中安排一些事情并相信你会记住它的日子已经一去不复返了。也许你会提前回顾你的一天，并把它锁在你的记忆里。不——现在你一天有几十件要做的事，错过一件可能是灾难性的。每个人都这么做过。你因为开会耽误了孩子的演出。你开会迟到了，因为你集中注意力的时间太长了。
这种事发生了，但不是必须的。在日历上为自己设置提醒，以避免这些常见的混淆和错误。你可以在一天前、一小时前、十分钟前提醒自己。为什么不三者都做呢?错过生活和工作中重要的东西并不意味着你不在乎;这只意味着你没有准备好。设置提醒和提醒，目标是永远不要错过生活的另一个重要部分。
如果你在任何一个团队，你都应该分享你的日程表。大多数人都在多个团队中。想想看——你有你的家人、员工、同事、朋友，甚至是大家庭。所有这些小组组成了团队，你可能有任务、聚会和会议要一起执行和参加。一个强大的、有凝聚力的团队最重要的方面之一是让每个人都在同一个页面上。
你不想在社交聚会时忘记邀请朋友。同样，如果不让每个人都知道基准和截止日期，你就无法有效地领导一个项目。日历共享是让每个人都了解正在发生的事情的理想选择。团队中的每个人都可以添加项目，并且每个人都会在添加时收到提醒。然后，如果你已经同步了你的日历，你肯定不会超额预定——这是双赢的。
虽然许多团队在日历上安排了会议，但并非所有团队都添加了细节。你可能听过这样的笑话和讽刺:“这次会议本来可以是一封电子邮件。”大多数人都不喜欢毫无意义的会议，或者觉得自己的时间被浪费了。他们也不喜欢措手不及的感觉。
为了让你的团队参与进来，甚至让他们对即将到来的会议感到兴奋，你可以写详细的笔记。就像你在学校的时候一样，老师经常给你一个提示，告诉你接下来会发生什么。你有阅读要做，有笔记要复习等等。当你在日历上为即将到来的会议准备了充足的笔记时，你会提前通知你的团队。他们可以集中精力，做好准备，投入到会议中。
记住，人们比以往任何时候都要忙。所以，无论何时你被要求领导或为别人安排任何事情，都要让他们尽可能轻松地完成。参加会议最疯狂的部分之一就是试图在第一时间到达那里。再次，回到学校的参考，你第一次来到校园，跑着去找一个你从未见过的教室是令人沮丧的。你到达时压力很大，心慌意乱。
当员工试图参加会议时——无论是虚拟会议还是面对面的会议——也会出现同样的焦虑。如果您正在安排虚拟会议，请在日历事件中包含Zoom或Google Teams链接。如果你在一个物理地点聚会，确保所有的细节都包含在活动中。当然，确保你像专业人士一样预订设施。你的团队会为此感谢你的。
对于那些寿命满的人来说，最大的功能之一是“离开办公室”选项。如果你还没有使用这个功能，你可能需要打开你的日历，把事情一个个划掉。你取消了每一次会面，重新安排了每一次约会，并向对方道歉。这对你来说很耗时，而且可能会让那些希望占用你时间的人感到恼火。
你可以简单地查看日历，提前安排好离开办公室的时间，而不是使用这种令人筋疲力尽的方法。一旦你计划度假，让你的日历知道。这样，你和其他任何在你的日程中增加项目的人都会被提醒不要在那个时候制定计划。你可以安排自己离开办公室一两个星期，或者只是一个下午。而且你也不会因为最后一刻的取消而让任何人失望。
说到超时，你也可以抽出时间来。时间阻塞在日历中并不是一个新现象，但现在它越来越受到关注。当你在日历上为富有成效的“深度”工作、休息甚至娱乐留出时间时，就会出现时间阻塞。当你这样安排时，你强迫自己去做需要做的事情。更重要的是，你禁止自己在那段时间做其他不相关的任务。
专注时间是你可以为自己规划的最好的时间段之一。把它安排在你的数字日历上，同步，并与所有人分享。集中注意力的时间是一个时间段，也许是两个小时，当你不接电话或邮件的时候，你关上门，你，是的，集中注意力。选择你知道你的大脑处于最佳状态的时间，安排集中精力的时间，完成你的工作。
最终，这些日历工具值得你花额外的时间去学习如何使用它们。它们可以让你的工作时间更有效率，你的娱乐时间更放松，你的生活更容易管理。不要忘记在每周或每月结束的时候回顾和反思一下你的日历。发现什么可行，什么不可行将帮助你更有效地前进。很快，你的日程安排就会变得更容易管理，你可能会注意到自己呼吸更轻松了。
特色图片来源:Antoni Shkraba;Pexels
你可能没有使用的7个日历功能——但应该首先出现在日历上。
